IDIOMA

Organización

Archivo municipal

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Objetivo

Brindar un servicio de información eficiente y oportuno al usuario interno y externo, aplicando las técnicas archivísticas de administrar, clasificar, conservar y seleccionar el conjunto de documentos que conforman el fondo documental de la municipalidad en el ejercicio de sus funciones, con el fin de apoyar la gestión administrativa, para la toma de decisiones, la información a los ciudadanos, la investigación y la cultura.

Relación Funcional

Esta bajo la responsabilidad de un Técnico, el cual responde directamente ante la Alcaldía.

DESCRIPCIÓN GENERAL

INSUMO
  • Agendas y reuniones del Concejo Municipal.
  • Acuerdos del Concejo Municipal.
  • Seguimiento de los acuerdos municipales.
  • Documentos trascendentales que dan fe de los acontecimientos históricos suscitados en el cantón.
ACTIVIDADES GENERALES
  • Reproducir y custodiar toda la documentación producida y acordada por el Concejo Municipal y sus comisiones.
  • Transcribir, comunicar y/o notificar los acuerdos del Concejo.
  • Controlar el cumplimiento de los acuerdos del Concejo Municipal.
  • Recopilar, ordenar y custodiar los diferentes documentos históricos que dan fe de los acontecimientos suscitados en el Cantón en los planos político, económico, cultural, deportivo, social y ambiental.
  • Notificar a personas físicas y jurídicas las adjudicaciones o no adjudicación de ofertas presentadas para la realización de compras para la Municipalidad, según lo establezca el acuerdo del Concejo.
  • Transcribir las actas de las sesiones que lleva a cabo Concejo Municipal.
  • Confeccionar los expedientes que se origina de los acuerdos tomados en sesiones ordinarias y extraordinarias.
  • Controlar los expedientes a través de los tarjeteros administrativos y del sistema de cómputo adquirido para tal fin.
  • Confeccionar los dictámenes generados de los asuntos vistos por los regidores.
  • Recepción, control y distribución de correspondencia interna y externa, así como el control de certificaciones.
  • Entrega, recepción y control de formularios de becas y de becados de secundaria de los habitantes del cantón.
  • Recepción, control y distribución de la correspondencia personal de los regidores.
  • Participar en todas las sesiones del Concejo Municipal y tomar los acuerdos producto de las mismas.
  • Realizar cualquier otro deber que le encarguen las leyes, los reglamentos internos o el Concejo Municipal.
  • Llevar registro de los expedientes que le transfiere la Sección de Actas a las diferentes Comisiones y darle el seguimiento respectivo.
  • Participar en las distintas comisiones formadas en el Concejo Municipal.
  • Llevar el control de los expedientes generados por las petitorias de los contribuyentes.
  • Realizar la distribución física donde trabajan las distintas comisiones y suministrar el servicio de secretariado.
  • Elaborar los memorando a las distintas dependencias para continuar con el trámite dictado por las comisiones.
  • Elaborar los dictámenes de los acuerdos que se generan en las distintas comisiones.
  • Efectuar las convocatorias a los regidores que conforman las comisiones y confeccionar la asistencia respectiva.
  • Recibir, registrar y tramitar los formularios y documentos presentados para el otorgamiento de becas.
  • Llevar el control de las becas aprobadas y confeccionar el oficio respectivo mensualmente, para la preparación de los cheques.
  • Controlar, dirigir, ordenar y el trabajo de las distintas comisiones, y los trámites que ello demanda.
  • Suministrar el apoyo secretarial que se requiere para el trabajo de cada comisión que se crea por parte del Concejo Municipal.
  • Controlar la asistencia de regidores a las sesiones ordinarias y extraordinarias para presentar la respectiva planilla a de Recursos Humanos.
  • Confeccionar y tramitar los acuerdos de las distintas comisiones.
  • Llevar el control de los dictámenes emitidos en cada comisión y de los oficios que generan.
PRODUCTOS
  • Deliberaciones y acuerdos del Concejo debidamente documentados, ordenados aprobados, comunicados y custodiados.
  • Memorias ordenadas.
  • Estadísticas del cantón.
  • Notificaciones.
  • Actas debidamente elaboradas.
  • Expedientes actualizados.
  • Correspondencia atendida con eficiencia.
  • Reglamento interno de becas.
  • Comisiones municipales debidamente atendidas.

Fuente:MANUAL_BASICO_DE_ORGANIZACION_DE_LIBERIA_JULIO_2004.doc

Documentos

Actualizado: 03 de enero del 2017 - 03:16 pm, Admin
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