IDIOMA

Organización

Secretaría

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Objetivo

Velar por la transcripción, reproducción, seguimiento y custodia de toda la documentación producida y acordada por el Concejo Municipal y sus Comisiones.

Dependencia Jerárquica

Se encuentra a cargo de un Secretario Municipal, el cual responde de manera directa por la gestión del proceso ante el Concejo Municipal.

DESCRIPCIÓN GENERAL 

INSUMOS
  • Agendas y reuniones del Concejo Municipal.
  • Acuerdos del Concejo Municipal.
  • Seguimiento de los acuerdos municipales.
  • Documentos trascendentales que dan fe de los acontecimientos históricos suscitados en el cantón.

ACTIVIDADES GENERALES

  • Reproducir y custodiar toda la documentación producida y acordada por el Concejo Municipal y sus comisiones.
  • Transcribir, comunicar y/o notificar los acuerdos del Concejo.
  • Controlar el cumplimiento de los acuerdos del Concejo Municipal.
  • Recopilar, ordenar y custodiar los diferentes documentos históricos que dan fe de los acontecimientos suscitados en el Cantón en los planos político, económico, cultural, deportivo, social y ambiental.
  • Notificar a personas físicas y jurídicas las adjudicaciones o no adjudicación de ofertas presentadas para la realización de compras para la Municipalidad, según lo establezca el acuerdo del Concejo.
  • Transcribir las actas de las sesiones que lleva a cabo Concejo Municipal.
  • Confeccionar los expedientes que se origina de los acuerdos tomados en sesiones ordinarias y extraordinarias.
  • Controlar los expedientes a través de los tarjeteros administrativos y del sistema de cómputo adquirido para tal fin.
  • Confeccionar los dictámenes generados de los asuntos vistos por los regidores.
  • Recepción, control y distribución de correspondencia interna y externa, así como el control de certificaciones.
  • Entrega, recepción y control de formularios de becas y de becados de secundaria de los habitantes del cantón.
  • Recepción, control y distribución de la correspondencia personal de los regidores.
  • Participar en todas las sesiones del Concejo Municipal y tomar los acuerdos producto de las mismas.
  • Realizar cualquier otro deber que le encarguen las leyes, los reglamentos internos o el Concejo Municipal.
  • Llevar registro de los expedientes que le transfiere la Sección de Actas a las diferentes Comisiones y darle el seguimiento respectivo.
  • Participar en las distintas comisiones formadas en el Concejo Municipal.
  • Llevar el control de los expedientes generados por las petitorias de los contribuyentes.
  • Realizar la distribución física donde trabajan las distintas comisiones y suministrar el servicio de secretariado.
  • Elaborar los memorando a las distintas dependencias para continuar con el trámite dictado por las comisiones.
  • Elaborar los dictámenes de los acuerdos que se generan en las distintas comisiones.
  • Efectuar las convocatorias a los regidores que conforman las comisiones y confeccionar la asistencia respectiva.
  • Recibir, registrar y tramitar los formularios y documentos presentados para el otorgamiento de becas.
  • Llevar el control de las becas aprobadas y confeccionar el oficio respectivo mensualmente, para la preparación de los cheques.
  • Controlar, dirigir, ordenar y el trabajo de las distintas comisiones, y los trámites que ello demanda.
  • Suministrar el apoyo secretarial que se requiere para el trabajo de cada comisión que se crea por parte del Concejo Municipal.
  • Controlar la asistencia de regidores a las sesiones ordinarias y extraordinarias para presentar la respectiva planilla a de Recursos Humanos.
  • Confeccionar y tramitar los acuerdos de las distintas comisiones.
  • Llevar el control de los dictámenes emitidos en cada comisión y de los oficios que generan.
PRODUCTOS
  • Deliberaciones y acuerdos del Concejo debidamente documentados, ordenados aprobados, comunicados y custodiados.
  • Memorias ordenadas.
  • Estadísticas del cantón.
  • Notificaciones.
  • Actas debidamente elaboradas.
  • Expedientes actualizados.
  • correspondencia atendida con eficiencia.
  • Reglamento interno de becas.
  • Comisiones municipales debidamente atendidas.

Fuente: MANUAL_BASICO_DE_ORGANIZACION_DE_LIBERIA_JULIO_2004.doc

 

Actualizado: 09 de enero del 2017 - 11:08 am, Admin
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