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Unidad de Secretaría del Concejo

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Objetivo

Velar  por la transcripción, reproducción, seguimiento y custodia de toda la  documentación producida y acordada por el  Concejo Municipal y sus Comisiones.

Dependencia Jerárquica

Se encuentra a cargo de un Secretario Municipal, el cual responde de manera directa por la gestión del proceso ante el Concejo Municipal.

 

DESCRIPCIÓN GENERAL

INSUMOSACTIVIDADES GENERALESPRODUCTOS

 

-       Agendas y reuniones del Concejo Municipal.

 

 

 

-       Acuerdos del Concejo Municipal.

 

-       Seguimiento de los acuerdos municipales.

 

-       Documentos trascendentales que dan fe de los acontecimientos históricos suscitados en el cantón.

 

 

 

 

 

 

 

 

-       Reproducir y custodiar toda la documentación producida y acordada por el Concejo Municipal y sus comisiones.

 

-       Transcribir, comunicar y/o notificar los acuerdos del Concejo.

 

-       Controlar el cumplimiento de los acuerdos del Concejo Municipal.

 

-       Recopilar, ordenar y custodiar los diferentes documentos históricos que dan fe de los acontecimientos suscitados en el Cantón en los planos político, económico, cultural, deportivo, social y ambiental.

 

-       Notificar a personas físicas y jurídicas las adjudicaciones o no adjudicación de ofertas presentadas para la realización de compras para la Municipalidad, según lo establezca el acuerdo del Concejo.

 

 

 

-       Transcribir las actas de las sesiones que lleva a cabo Concejo Municipal.

 

-       Confeccionar los expedientes que se origina de los acuerdos tomados en sesiones ordinarias y extraordinarias.

 

-       Controlar los expedientes a través de los tarjeteros administrativos y del sistema de cómputo adquirido para tal fin.

 

-       Confeccionar los dictámenes generados de los asuntos vistos por los regidores.

 

-       Recepción, control y distribución de correspondencia interna y externa, así como el control de certificaciones.

 

-       Entrega, recepción y control de formularios de becas y de becados de secundaria de los habitantes del cantón.

 

-       Recepción, control y distribución de la correspondencia personal de los regidores.

 

-       Participar en todas las sesiones del Concejo Municipal y tomar los acuerdos producto de las mismas.

 

-       Realizar cualquier otro deber que le encarguen las leyes, los reglamentos internos o el Concejo Municipal.

 

-       Llevar registro de los expedientes que le transfiere la Sección de Actas a las diferentes Comisiones y darle el seguimiento respectivo.

 

-       Participar en las distintas comisiones formadas en el Concejo Municipal.

 

-       Llevar el control de los expedientes generados por las petitorias de los contribuyentes.

 

-       Realizar la distribución física donde trabajan las distintas comisiones y suministrar el servicio de secretariado.

 

-       Elaborar los memorando a las distintas dependencias para continuar con el trámite dictado por las comisiones.

 

-       Elaborar los dictámenes de los acuerdos que se generan en las distintas comisiones.

 

-       Efectuar las convocatorias a los regidores que conforman las comisiones y confeccionar la asistencia respectiva.

 

-       Recibir, registrar y tramitar los formularios y documentos presentados para el otorgamiento de becas.

 

-       Llevar el control de las becas aprobadas y confeccionar el oficio respectivo mensualmente, para la preparación de los cheques.

 

-       Controlar, dirigir, ordenar y el trabajo de las distintas comisiones, y los trámites que ello demanda.

 

-       Suministrar el apoyo secretarial que se requiere para el trabajo de cada comisión que se crea por parte del Concejo Municipal.

 

-       Controlar la asistencia de regidores a las sesiones ordinarias y extraordinarias para presentar la respectiva planilla a de Recursos Humanos.

 

-       Confeccionar y tramitar los acuerdos de las distintas comisiones.

 

-       Llevar el control de los dictámenes emitidos en cada comisión y de los oficios que generan.

 

 

-       Deliberaciones y acuerdos del Concejo debidamente documentados, ordenados aprobados, comunicados y custodiados.

 

 

 

 

-       Memorias ordenadas.

-       Estadísticas del cantón.

 

 

 

 

-       Notificaciones

 

 

 

 

 

 

 

 

-       Actas debidamente elaboradas.

 

-       Expedientes actualizados.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-       correspondencia atendida con eficiencia.

 

 

-       Reglamento interno de becas.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

-       Comisiones municipales debidamente atendidas.

 

Fuente: MANUAL_BASICO_DE_ORGANIZACION_DE_LIBERIA_JULIO_2004.doc

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